Requisitos Previos para Apostillar:

DOCUMENTOS DE CARÁCTER ECLESIÁSTICO EXPEDIDOS EN BOGOTÁ

1. Firma del Párroco o del Vicario Parroquial.

2. Autenticación de la firma del Párroco o del Vicario Parroquial en la Notaria Eclesiástica Zonal o en la Cancillería del Arzobispado- Arquidiócesis de Bogotá (carrera 7 No.10 -  20 en la ciudad de Bogotá, D.C.).

DOCUMENTOS DE CARÁCTER ECLESIÁSTICO DE OTRAS CIUDADES

1. Autenticación del Obispo de la respectiva Diócesis

2. Reconocimiento de la Diócesis en la Nunciatura Apostólica  (Carrera 15 No. 36 – 33)
Dónde Apostillar Documentos

DOCUMENTO DE OTROS CREDOS O CULTOS RECONOCIDOS POR EL ESTADO

Reconocimiento por parte del Ministerio del Interior (carrera 8 No.8-09)

DOCUMENTOS EXPEDIDOS POR JUECES

1. Juzgados Penales y de Instrucción Penal Militar: Firma reconocida por el Tribunal Superior Militar (Av. El Dorado, Ministerio de Defensa, Oficina 530).

2. Juzgados pertenecientes a la Jurisdicción Ordinaria y Juzgados Regionales: Firma reconocida por la  Dirección Administrativa de la Carrera Judicial - Consejo Superior de la Judicatura (Calle 72 No.7-49)

3. Defensores de Familia: Firma reconocida en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- ICBF (Avda 68 No.64-01).

4. Comisarios de Familia: Firma avalada por el Alcalde Municipal del cual dependan

CUSTODIAS Y PATRIA POTESTAD

Los documentos relativos a patria potestad o custodia legal de los niños, niñas o adolescentes deben provenir de  Juzgados de familia o el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF- A solicitud del ICBF no se aceptan documentos relativos a este tema provenientes de Notarias.

DOCUMENTOS DE ESTUDIO

1. Educación pre-escolar, primaria y secundaria: Secretarías de Educación en donde se encuentre inscrito el plantel.

2. Educación superior: Reconocimiento de la institución en el Ministerio de Educación Nacional. Oficina de Atención al Ciudadano (CAN, Avenida El Dorado).

3. Educación para el Trabajo y el Desarrollo Humano, antes denominado Educación No formal: Reconocimiento en la Secretaría de Educación correspondiente de las citadas Instituciones  de conformidad con el Decreto 2888 de 2007. En Bogotá dirigirse a la Sección de Atención al Ciudadano  (Avenida El Dorado No. 66 -63).

4. Educación Informal: Los diplomados, seminarios y cursos de educación continuada ofrecidos por instituciones de educación superior que no conducen a Título.  Reconocimiento de la firma del Rector de la Institución ante Notaría y reconocimiento de la firma del Notario ante la Superintendencia de Notariado y Registro.

5. Documentos del SENA, ICFES e ICETEX. Reconocimiento de la firma en la Dirección General del Sena, del ICFES o del ICETEX, respectivamente.
Donde Apostillar Documentos

DOCUMENTOS DE CARÁCTER CIVIL

1. Documentos expedidos por personas privadas – Poderes, declaraciones, autorizaciones, contratos

a. Reconocimiento de firma ante Notaria. No se aceptan fotocopias autenticadas. 

b. Reconocimiento de la firma del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro. (Calle 26 No. 13 -49)

2. Documentos expedidos por Notarias o Registradurías – Escrituras, Registros Civiles  y certificaciones de Nacimiento, Matrimonio o defunción

a. Las copias de Escrituras y Registros Civiles deben solicitarse en la Notaria y/o Registraduría donde se sentó el Registro, es decir, donde reposa el la escritura o registro civil original. No se aceptan fotocopias autenticadas.

b.  Si el documento proviene de Notaria debe hacer reconocimiento de la firma del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro. (Calle 26 No. 13 -49)

c. Si el documento proviene de las distintas Registradurías locales del resto del país, el documento debe hacer reconocimiento de la firma del funcionario en la Registraduría Nacional del Estado Civil (Avenida Calle 26 No. 51- 50 CAN, Bogotá D.C.)

d. Si el documento viene avalado por Inspectores de Policía o Corregidores con funciones notariales, el documento debe hacer reconocimiento de la firma del funcionario en la Registraduría Nacional del Estado Civil (Avenida Calle 26 No. 51- 50 CAN, Bogotá D.C.)

3. Fotocopia de documentos de identificación, tales como cédula de ciudadanía,  Pasaporte.

a. No se aceptan fotocopias autenticadas.  Autenticación ante Notaría. 

b. Reconocimiento de la firma del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro. (Calle 26 No. 13 -49)

4. Original o fotocopia de documentos de carácter comercial privados tales como certificados de: deuda, ingresos y retenciones, facturas, declaraciones de renta, declaraciones de impuestos, estados financieros etc.

a. Reconocimiento de firma ante Notaria. No se aceptan fotocopias autenticadas. 

b. Reconocimiento de la firma del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro. (Calle 26 No. 13 -49)

DOCUMENTO EXPEDIDO POR OTRAS ENTIDADES PÚBLICAS

Los funcionarios firmantes de los documentos emitidos por estas entidades, deben estar debidamente registrados ante el Ministerio de Relaciones Exteriores.

PARA COPIAS DE DOCUMENTOS EN GENERAL (PRINCIPALEMENTE DOCUMENTOS DE EDUCACIÓN)

1. Documento original apostillado.

2. Autenticación ante Notario de la copia del documento, previamente Apostillado.

3. Reconocimiento de la firma del Notario Público en la Superintendencia de Notariado y Registro (calle 26 No.13-49).

En cuanto a las copias de documentos en general la Resolución 2201 de 1997 la Sección Sexta establece en su Artículo 15: “ARTICULO 15.- En relación con las "copias" de los documentos en general, el procedimiento a utilizar será el mismo que para su original, agregando de manera subsiguiente el consagrado en el numeral 1 literales a) y b) del artículo 14.- de esta Resolución.

Sobre este punto, sólo se reciben fotocopias de documentos apostillados del área de educación, presentando el original debidamente apostillado.

Por lo general,  no se aceptan fotocopias autenticadas de documentos de carácter civil apostillados v.g. poderes, escrituras etc., ni de documentos emitidos por entidades públicas, por ejemplo, los certificados del INVIMA, o certificados de la Procuraduría.

DOCUMENTO CARÁCTER CIVIL (EXPEDIDOS POR NOTARIOS, REGISTRADORES)

Reconocimiento de la firma del Notario en la Superintendencia de Notariado y Registro (Calle 26 No.13-49 segundo piso).

Si la firma es del registrador se debe hacer el reconocimiento en la Registraduría Nacional en Bogotá (CAN – AV. EL DORADO).

Para el caso de Inspectores de Policía o Corregidores con funciones notariales, su firma debe ser avalada por la Registraduría Nacional. (CAN – AV. EL DORADO).

DOCUMENTOS QUE CERTIFICAN RESIDENCIA

Deben ser expedidos por la Alcaldía Local correspondiente o por el funcionario delegado por el Alcalde, mediante Acto Administrativo, cuya firma debe ser registrada en el Ministerio de Relaciones Exteriores (Alcaldes y/o delegados).

En la actualidad se coloca el nombre del menor en aquellos certificados en que el adulto presenta al niño y señala su residencia.  No se reciben certificados de residencia en los cuales el menor no ha sido presentado por un adulto y figura como único firmante en el documento.

Donde Apostillar Documentos

APOSTILLA DE LAS TRADUCCIONES

1.    Si el documento proviene de un país perteneciente a la Convención y de habla diferente al castellano, el mismo debe venir debidamente apostillado desde el país de origen, posteriormente se debe ser traducido por un traductor oficial registrado ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y luego se legaliza.

2.   Si el país al cual se va a presentar el documento lo requiere, la traducción del documento original apostillado también se apostilla. Si el documento no se tradujo en Colombia, el mismo debe traducirse de acuerdo con la normatividad vigente del país receptor.

LEGALIZACIONES

Los documentos colombianos que van a surtir efectos legales en países que no forman parte de la Convención de la Haya siguen el proceso de legalización ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, previo cumplimiento de los requisitos arriba mencionados de acuerdo a su clasificación.

Ejemplo. Documentos de carácter civil provenientes de Notarias, deben tener el sello de la Superintendencia de Notariado y Registro.